Журнал " Консультант бухгалтера"
О журнале
Новости
Подписка
Аннотации и статьи
Авторам
Реклама
Форум

Новый журнал: «Бухгалтерский учет и налоги в государственных и муниципальных учреждениях: автономных, бюджетных, казенных»новинка

Новый журнал: «Бухгалтерский учет и налоги в государственных и муниципальных учреждениях: автономных, бюджетных, казенных»

 











Статьи

Версия для печати

Все статьи | Статьи за 2004 год | Статьи из номера N2 / 2004

Вопросы учета и ведения трудовых книжек

Владимиров В.В.,

В соответствии сположениями действующего Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжкаотнесена к основному документу о трудовой деятельности и трудовом стажеработника.

И несмотря на тот факт, что в настоящее время трудовой стаж может быть подтвержден данными индивидуального лицевого счета, который ведется на каждого работающего в органах Пенсионного фонда Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в редакции изменений и дополнений), значение трудовой книжки работника по-прежнему велико.

Прежде всего, трудовая книжка должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу (статья 65 ТК РФ). Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Соответственно, если трудовая книжка не будет предъявлена, работодатель вправе и отклонить просьбу работника о принятии на работу. Если претендент на работу заявит о том, что он впервые принимается на работу на условиях трудового договора, он должен каким-либо образом подтвердить свое заявление, представив какие-либо документы, подтверждающие его занятость до принятия на работу (документы об окончании учебного заведения, справку жилищно-эксплуатационной организации и т.п.).

Согласно основному руководящему документу, определяющему порядок определения трудового стажа для установления трудовой пенсии (постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий») именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.

При отсутствии трудовой книжки, а также вслучае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведениялибо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодовработы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии струдовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующихправоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателямиили соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки изприказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Материалы трудовых книжек работниковиспользуются при расчете заработной платы, в том числе тарификации работ,определения стажа работы для начисления надбавки за непрерывную работу ворганизации (в отрасли, в министерстве), определения размера выплачиваемогопособия по временной нетрудоспособности.

Испрашивается трудовая книжка также и привыплате работнику среднего заработка за период трудоустройства при расторжениис ним трудового договора в связи с ликвидацией организации (пункт 1 статьи 81ТК РФ) либо сокращением численности или штата работников организации (пункт 2статьи 81 ТК РФ).

Сведения о местах работы, занимаемых должностяхи выполняемых работах, полученные из трудовых книжек сотрудников, учитываютсяпри аттестации сотрудников.

Согласно пункту 4 статьи 15 Федерального законаот 24 июля 1998 года № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании отнесчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в редакцииизменений и дополнений) трудовая книжка включена в перечень документов,заверенные копии которых представляются для назначения обеспечения посоциальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональныхзаболеваний.

В соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФведение трудовых книжек на работающих в организации на условиях трудовыхдоговоров сотрудников возложена на работодателей.

При этом, если работник принимается на работувпервые, именно работодатель обязан обеспечить своего сотрудника бланкомтрудовой книжки, и внести в нее первоначальные записи.

Исключение составляют случаи, когда работникувольняется, не проработав в организации пяти дней, а также когда работникпринимается на работу на условиях штатного совместительства. В первом случаетрудовая книжка вообще не должна заводиться (оформляться по новому местуработу), а во втором случае только если сам работник будет настаивать навнесении в нее записей о работе по совместительству, в новой организации наосновании справки с места постоянной работы могут внести соответствующие записио работе.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике,выполняемой им работе, переводах на другую работу и об увольнении работника, атакже основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях зауспехи в работе.

Не вносятся в трудовую книжку сведения овзысканиях, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием являетсяувольнение.

Во всех случаях записи в трудовую книжку опричинах прекращения трудового договора должны производиться в точномсоответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федеральногозакона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иногофедерального закона.

Применяемые в настоящее время форма, порядокведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей всоответствии со статьей 66 ТК РФ установленыПравительством Российской Федерации.

Как следует из данной нормы основного нормативногоакта, регулирующего вопросы трудового законодательства, отныне не допускаетсяприобретение (получение) трудовых книжек иным образом, нежели предусмотреннымПравительством Российской Федерации.

В развитие требований ТК РФ в начале 2003 годабыло принято постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003года № 225 «О трудовых книжках» (далее по тексту — постановление ПравительстваРФ № 225), которым были утверждены новые формы трудовых книжек и вкладыша кней, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланковтрудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Одновременно с этим, указанным постановлениемПравительства Российской Федерации Минфину России было предписано утвердитьобразцы трудовой книжки и вкладыша к ней, технические требования к изготовлениюбланков, обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единомуобразцу бланков трудовой книжки, а также утвердить порядок обеспеченияработодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее. Минтруду Россиипредписывалось утвердить новую инструкцию по заполнению трудовых книжек,обеспечить надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением ихранением трудовых книжек.

Минфин России своим приказом от 22 декабря 2003г. № 117-н «О трудовых книжках» утвердил образцы трудовой книжки и вкладыша внее, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки ивкладыша в трудовую книжку.

Согласно указанному порядку изготовление бланковтрудовых книжек и вкладышей в них осуществляется только Объединениемгоспредприятий и организаций по производству государственных знаков —  Объединением «Госзнак» Минфина России.Определение данного предприятия как единственного изготовителя связано с тем,что бланки трудовых книжек и вкладыши в них имеют собственную степень защиты.

В качестве распространителей бланков трудовыхкнижек и вкладышей в них могут выступать юридические лица  и индивидуальные предприниматели, отвечающиетребованиям, предъявляемым изготовителем.

Для получения трудовых книжек и вкладышей в нихорганизации заключают договора напрямую с изготовителем или сраспространителями.

В отдельном порядке решается вопрос, связанный сдоставкой приобретенных (приобретаемых) бланков. Либо организациисамостоятельно получают оплаченные бланки со складов предприятия-изготовителяили распространителя, или через службы доставки защищенной полиграфическойпродукции.

Что касается Минтруда России, то постановлениемданного ведомства от 10 октября 2003 года № 69 (зарегистрирован в МинюстеРоссии 11 ноября 2003 года, регистрационный номер 5319) утверждена Инструкцияпо заполнению трудовых книжек (далее по тексту — Инструкция Минтруда России №69), разъясняющая отдельные вопросы применения положений постановленияПравительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225.

Одновременно с принятием постановления МинтрудаРоссии № 69 признана не действующей на территории Российской Федерации ранееприменяемая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, вучреждениях и организациях (постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года№ 162, в редакции изменений и дополнений).

Как представляется, с изданием постановленияПравительства Российской Федерации № 225 и постановления Минтруда России № 69,не должно применяться также и постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября1973 года № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (в редакции изменений идополнений).

Из положений постановления Правительства РФ №225 прежде всего следует выделить норму, согласно которой имеющиеся уработников трудовые книжки ранее установленного образца признаныдействительными и обмену на новые не подлежат. Исходя из этого, до полногоисчерпания запасов ранее выпущенных бланков трудовых книжек, или же до изданиякаких-либо новых указаний по данному вопросу, организации вправе использоватьсвои ранее созданные запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а такжеиспользовать иные источники поступления таких бланков.

Пункт 44 постановления Правительства РФ № 225указывает на то, что работодатели обязаны постоянно иметь в наличии необходимоеколичество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

При приобретении бланков трудовых книжек ивкладышей к ним, в бухгалтерском учете организации должны оформляться следующиезаписи по счетам учета:

дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредит счета 51 «Расчетные счета» — оплата счетов поставщиков на поставляемые трудовые книжки и вкладыши к ним;

дебет счета 10 «Материалы» кредит счета 60 — стоимость полученных от поставщиков бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (без НДС);

дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счета 60 — НДС со стоимости приобретенных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

В соответствии с пунктом 42 постановленияПравительства РФ № 225 бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся ворганизации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному заведение трудовых книжек, по его заявке.

В связи с этим, кроме принятия бланков трудовыхкнижек и вкладышей к ним к учету в составе материальных ценностей, их стоимостьследует отразить на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» вусловной оценке (то есть в штуках).

Аналитический учет бланков организуется иведется по местам их хранения. Для этого в соответствии с пунктом 40постановления Правительства РФ № 225 в организациях должны вестисьприходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, атакже книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы данных книгприведены соответственно в приложениях № 2 и № 3 к постановлению МинтрудаРоссии № 69.

Утвержденные новые формы книг ничем неотличаются от ранее применявшихся, которые были утверждены постановлениемГоскомтруда СССР от 20 июня 1974 года № 162.

Приходно-расходная книга по учету бланковтрудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В неевносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованиембланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждогобланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышейв них ведется кадровой службой или другим подразделением организации,оформляющим прием и увольнение работников. В данной книге регистрируются всетрудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовыекнижки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Обе книги должны быть пронумерованы,прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скрепленысургучной печатью или опломбированы. Таковы требования пункта 41 постановленияПравительства РФ № 225.

Стоимость выданных работникам бланков трудовыхкнижек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 47 указанного постановленияподлежат оплате их получателями (работниками). Размер платы определяетсяразмером расходов на их приобретение.

 

Полностью статья опубликована в журнале Консультант бухгалтера №2 / 2004

 

Полное содержание номера >>>
Как приобрести этот номер >>>

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/



Все права принадлежат Издательству «Дело и cервис» Полное или частичное воспроизведение или размножение каким-либо способом материалов допускается только с письменного разрешения Издательства «Дело и Сервис».